Auditoria laboral preventiva: verificar e corrigir riscos

O que abrange uma auditoria jurídica laboral?

O ponto de partida é o funcionamento real da empresa: atividade, estabelecimentos, funções e formas de contratação. A análise pode incidir sobre uma amostra ou um universo definido de trabalhadores e períodos. O âmbito deve indicar o que será examinado e as limitações da informação disponibilizada.

A auditoria jurídica não substitui a avaliação técnica de segurança e saúde, a medicina do trabalho ou a revisão contabilística. Pode, porém, verificar a existência de contratos, comunicações e documentos de cumprimento nessas áreas e identificar questões que exigem intervenção dos profissionais competentes.

Contratos, categorias e convenções coletivas

Reveem-se contratos a termo e sem termo, aditamentos, períodos experimentais, prestadores externos e situações de trabalho temporário. Nos vínculos a termo, importa confrontar o motivo escrito com a necessidade que existiu, as renovações e a duração acumulada.

A categoria profissional e a convenção coletiva devem corresponder aos factos e ao respetivo âmbito de aplicação. Uma designação no recibo não resolve, por si só, a categoria devida. A análise do setor, das funções, das filiações e de eventuais portarias de extensão ajuda a identificar tabelas, suplementos e direitos que a empresa deve considerar.

Horários, salários, férias e formação

Uma escala teoricamente regular pode divergir dos registos reais. Por isso, a revisão relaciona horários, pausas, descansos, trabalho noturno, horas suplementares e processamento salarial. Verifica ainda a origem dos acordos de isenção de horário ou de organização flexível do tempo de trabalho.

• Mapas de horário e registos de tempos efetivamente prestados.
• Recibos, transferências e rubricas de suplementos e prémios.
• Mapa de férias, saldos e tratamento de ausências.
• Planeamento, registos e comprovativos de formação profissional.
• Pedidos de parentalidade e respostas emitidas pela empresa.

A finalidade é detetar divergências demonstráveis e compreender a sua origem, não concluir a partir de um documento isolado que toda a organização está conforme.

Procedimentos internos e documentos obrigatórios

Podem ser analisados o circuito de admissões e saídas, os regulamentos, a informação aos trabalhadores, a gestão de denúncias e os procedimentos disciplinares. Também se confere a documentação relativa às comunicações e obrigações periódicas aplicáveis, incluindo a articulação com quem prepara os elementos declarativos.

Exemplo: se cada chefia envia uma carta diferente de não renovação, a correção pode exigir uma minuta revista, um responsável pela validação e um calendário que considere a receção da comunicação. Uma minuta correta, sem controlo da data e do destinatário, deixa parte do risco por resolver.

Que resultado deve receber a direção?

O resultado deve distinguir os factos observados, os documentos em falta e as conclusões jurídicas que podem ser retiradas. Para cada questão, deve identificar-se a obrigação relevante, a consequência possível e a medida proposta, com prioridade e responsável pela execução.

As medidas podem incluir revisão contratual, correção de um procedimento, apuramento de valores ou recolha de documentação. Não se devem alterar retroativamente documentos para fazer desaparecer uma prática anterior. A regularização deve ser verdadeira, datada e suportada, preservando o histórico necessário.

Auditoria, inspeção da ACT e acompanhamento posterior

A auditoria é uma iniciativa preventiva. Se já existe uma notificação da ACT ou uma citação judicial, a gestão do prazo passa a ser prioritária e deve ser tratada no procedimento próprio. A revisão pode continuar em paralelo, com âmbito ajustado.

Numa avença laboral, as medidas definidas podem ser acompanhadas em momentos acordados. Para preparar a primeira reunião, reúna o organograma, a lista de estabelecimentos, uma amostra de contratos e recibos e os assuntos que mais preocupam a gerência ou os recursos humanos.